Jak zorganizować pracę zdalną – narzędzia i metody.

Pracuję zdalnie od ok. 4-5 lat w różnym zakresie. Początkowo było to kilka godzin tygodniowo, potem całkowita praca zdalna. Przy zmianie pracy znowu przez jakiś czas pracowałem z biura, następnie przeszedłem na tryb całkowicie zdalny.

Ostatnio za sprawą koronawirusa COVID-19 okazało się, że duża część ludzi może, a nawet musi pracować zdalnie. Pracodawcy z mniejszą lub większą chęcią pozwalają na taką pracę. Największym zaskoczeniem dla mnie jest umożliwienie pracy zdalnej urzędnikom! Bardzo mnie cieszy, że duża część pracodawców poszła tą drogą i umożliwiła ludziom pracę z domu, dzięki czemu łańcuch usług nie został przerwany.

Prawdopodobnie aktualna sytuacja nie skończy się za szybko i praca zdalna stanie się standardem przez kolejne miesiące. Być może zmieni się całkowicie podejście do tej formy pracy? Recesja może zmusić firmy do redukcji kosztów a w efekcie zwolnień. A może jednak pójść inną drogą? Zrezygnować z bardzo drogich biur i przenieść część usługową do pracy zdalnej?

Niechęć do pracy zdalnej

Bardzo dużo osób ma awersje do pracy zdalnej i uważa, że praca z domu jest mało efektywna. Najczęstszym argumentem przeciw pracy zdalnej jest brak kontroli nad pracownikiem. Cokolwiek to oznacza, mając kilkudziesięciu pracowników, nie da się ich wszystkich kontrolować przez całe 8h pracy dziennie.

Tutaj zaczyna się podstawowy problem, czyli brak zaufania do własnego zespołu i pracowników. Osobiście nie wyobrażam sobie, żeby zatrudnić kogoś do pracy i nie mieć do niego zaufania lub nie dać mu kredytu zaufania. Jeśli ktoś ma dostęp do kodu źródłowego, haseł i certyfikatów to brak zaufania w kwestii przepracowanych godzin ma moim zdaniem najmniejsze znaczenie. Pamiętajcie, że umowa nie zabezpiecza przed złodziejami, jeśli taki ktoś nie zostanie złapany.

Podobnie jest z pracą zdalną, jeśli pracownik wykonuje terminowo wszystkie te zadania, które wykonywał w biurze, to czy potrzebna jest nad nim kontrola?

Problemy w pracy zdalnej

Praca zdalna nie jest usłana różami, jest bardzo dużo pokus i przeciwności, z którymi trzeba sobie poradzić poprzez odpowiednie techniki oraz narzędzia. Trzymając się pewnych zasad, większość problemów zniknie.

Brak integracji z zespołem

Brak zapoznania się z zespołem oraz brak wdrożenia w charakterystykę projektu może skutkować bardzo niską wydajnością, oraz zagubieniem się w projekcie nowo przyjętej osoby.

Sposób na integracje

Wdrożenie nowego pracownika lokalnie w biurze może się stać niemożliwe ze względu na to, że duża część zespołu pracuje zdalnie. Dlatego organizacja jednodniowych lub kilkudniowych warsztatów wdrożeniowych może być dobrą alternatywą.

Jeśli pracownik jest z daleka, należy mu zapewnić nocleg – najlepiej bardzo blisko biura. Jak długo powinno trwać wdrożenie oraz integracja? O tym powinien zadecydować zespół. Każdy ma swoje plany, a projekt z napiętymi terminami nie może zostać zawieszony na kilka dni.

Trudność pracy w otoczeniu codziennego życia

W domu jest bardzo dużo pokus oraz rozpraszaczy takich jak Netflix, głośny sąsiad, głośna rodzina, obowiązki domowe, kurierzy i największy wróg lenistwo.

Rozpraszacze są obecne wszędzie, nawet w biurze. Kolega, który pyta się o najnowszy odcinek Wiedźmina, PlayStation, pogadanki w kuchni przy kawie. Bez tych rzeczy biuro byłoby niczym fabryka produkująca KPI, ale należy być w tej kwestii rozsądnym.

Sposób na rozpraszacze

Jedną z lepszych książek, które czytałem o organizacji pracy (a w zasadzie słuchałem) jest „Wy wszyscy moi Ja” Miłosza Brzezińskiego, w której autor opisuje, w jaki sposób zwiększyć swoją produktywność poprzez wprowadzenie pewnych zasad, które minimalizują prawdopodobieństwo przedarcia się rozpraszaczy i pokus podczas pracy. Ja wprowadziłem w swoje życie kilka zasad:

1. Wieczorem planuję to, co mam zrobić na następny dzień aby rano od razu usiąść do pracy – przez pierwsze godziny od przebudzenia człowiek jest najbardziej produktywny i kreatywny. Zadania najważniejsze i najtrudniejsze planuję jako pierwsze. Te bardziej błahe zostawiam na sam koniec dnia.
2. Wieczorem przygotowuje ubrania na następny dzień – unikam sytuacji, w której na przykład nie mogę znaleźć skarpetek, przez co dzień zaczyna się od szukania i parowania.
3. Wieczorem sprzątam wszystko z biurka – bardziej komfortowo czuję się jak mam rano porządek na biurku. W trakcie dnia pojawi się na nim sterta różnych rzeczy, ale rano lubię zacząć od czystego biurka. Zasada czystego biurka jest dobra, jeśli ktoś z niej czuje korzyść. Wymuszanie takiej zasady może zachwiać produktywnością osób, których biurka toną w różnych rzeczach. Większa ilość rzeczy na biurku zwiększa kreatywność. Nie da się siłą wymusić produktywności, to jest każdego indywidualna sprawa.
4. Wieczorem planuję śniadanie – dzięki temu nie muszę się zastanawiać rano jakie śniadanie mogę skonstruować z posiadanych składników. Pozwala mi to też jeść zdrowo, ponieważ zaplanowanie zdrowego posiłku nie pozwala na wybór tego gorszego.
5. Ubieram się po przebudzeniu, nie pracuję w piżamie – sygnalizuję swojemu organizmowi, że jestem w pracy a nie w łóżku.
6. Mam poranną rutynę. Wstaję, toaleta, idę po pieczywo, jem śniadanie, robię kawę i zaczynam pracę z kubkiem gorącej kawy, zajmuje mi to średnio 30 min. Staram się utrzymywać taką rutynę także w weekendy, zazwyczaj wtedy pracuję nad blogiem. Nieprzerwana rutyna pozwala mi wejść w poniedziałek jak w każdy inny dzień.
7. W telefonie podczas pracy mam wyłączone wszystkie notyfikacje, jedynie odbieram sms i połączenia telefoniczne, które w dzisiejszych czasach stanowią promil wszystkich powiadomień.
8. Podczas godzin pracy nie wchodzę na media społecznościowe, chyba że muszę opublikować coś związanego z blogiem, zazwyczaj jednak mam to zautomatyzowane.
9. Dzień mam podzielony na bloki, zazwyczaj rozdzielone spotkaniami. Pierwszy blok jest dla mnie najważniejszy, trwa od przebudzenia do 10 rano. Od 10-11 mam zazwyczaj mam spotkania, chwilę aby wyjaśnić z innymi pewne rzeczy i krótką przerwę na drugie śniadanie. Od 11 do 14 następuje następny wydajny blok. Od 14-16 (w zależności, o której zacznę pracę) staram się domknąć zadania i zająć się czymś mało skomplikowanym, to jest czas, w którym wydajność jest na bardzo niskim poziomie i nie da się pracować na wysokich obrotach.
10. Podczas pracy jestem asertywny wobec siebie i rodziny. Jeśli ktoś do mnie dzwoni i nie jest to nic ważnego, nie rozmawiam długo – chyba, że akurat mam przerwę. Jeśli żona mnie prosi o przyniesienie czegoś lub zrobienie jakieś rzeczy podczas pracy to z przykrością odmawiam (chyba, że poprosi o odkręcenie słoika). Wyjątkiem jest przerwa, jeśli akurat piję kawę i odpoczywam to mogę coś przy okazji zrobić i pomóc. Wobec siebie też staram się być asertywny. Czasami przychodzi paczka podczas pracy, w której jest coś na co długo czekałem. Sprawdzam czy paczka nie jest zniszczona i wracam do pracy. Paczkę otwieram pod koniec pracy albo w przerwie.

Jesienna chandra

Odkąd mieszkamy poza miastem każdej jesieni i zimą są takie dni, w które mam wrażenie, że topię się w nudzie i beznadziejności.

Sposób na chandrę:

Lekarstwem na to jest kontakt ze znajomymi, wyjechanie gdzieś, odrzucenie na ten czas dodatkowej pracy np. nad blogiem i nierobienie sobie wyrzutów, że nic sensownego nie zrobiłeś tego dnia. Dobrym rozwiązaniem jest sport, w moim przypadku świetnie sprawdza się bieżnia do biegania. W porównaniu do siłowni albo biegania po lasach wymówki takie jak brzydka pogoda czy pandemia nie przechodzą.

Jeśli kontakt z ludźmi i sport Cię nie kręcą, warto znaleźć sobie jakąś odskocznię, która nie jest uzależniona od warunków atmosferycznych – gry planszowe, gry komputerowe, rysowanie, malowanie, śpiew, spawanie czy mechanika samochodowa. Pracując zdalnie, masz więcej czasu i pieniędzy na inwestowanie w siebie.

Konflikty rodzinne

Jest to element, który może uniemożliwić pracę zdalną. Jeśli istnieje konflikt między domownikami, to ciąga obecność w domu i brak „przerwy” od konfliktu może go nasilać. Na szczęście, oprócz małych sprzeczek nie miałem nigdy długotrwałego konfliktu, więc nie wypowiem się o rozwiązywaniu konfliktów.

Trudności w komunikacji

Komunikacja w zespole to podstawa a brak komunikacji albo słaba komunikacja może zachwiać wydajnością zespołu. Nadmierna komunikacja, czyli ciągłe przerywanie pracy poprzez zadawanie pytań lub zaczepianie z błahych powodów może także popsuć wydajność. Pracując zdalnie mamy możliwość odpowiedzieć/odpisać z pewnym opóźnieniem tak aby nie robić tego podczas najbardziej efektywnych godzin naszej pracy. Największe trudności są wtedy gdy chcesz coś wytłumaczyć, ale najłatwiej byłoby zrobić na żywo przy tablicy.

Sposoby na trudności w komunikacji

O trudności w komunikacji ludzie napisali wiele książek i publikacji. Na badania komunikacji wydano wiele milionów monet. I co z tego, jak i tak są zazwyczaj z tym problemy? Nie jestem znawcą w tej dziedzinie, dlatego przedstawię moje 4 bardzo ogólne propozycje.

• Chcąc zobrazować jakiś problem, użyj dedykowanego narzędzia lub ołówka, kartki papieru i aparatu. Zobrazuj problem w taki sposób, jakbyś robił to na tablicy, zrób zdjęcie lub nagraj film wyślij i zadzwoń.
• Do komunikacji w pracy używam, komunikatorów, współdzielenia ekranu oraz aplikacji do rysowania diagramów. Połączenie tych narzędzi daje bardzo dobre efekty.
• Zespół powinien wiedzieć, kiedy jesteś dostępny i w których godzinach pracujesz. Jeśli musisz wyjść na dłużej niż 30 min, powiadom resztę zespołu, że nie będziesz dostępny lub zainstaluj aplikację na telefonie, aby być cały czas dostępnym.
• Bądź transparentny, jeśli masz wątpliwości, coś nie działa, coś jest źle zrobione, to poinformuj o tym niezwłocznie zespół.

Zawodność internetu

W mniejszych miejscowościach internet bezprzewodowy LTE jest szybszy niż w miastach, a to dlatego, że jest mniej obciążony. Wszędzie jednak zdarzają się awarie i przerwy.

Sposób na zawodność internetu

Najlepszy sposób to kilka źródeł internetu. Posiadam internet stacjonarny z Orange oraz internet bezprzewodowy z Play. Czasami Orange przestaje działać albo bardzo zwalnia, to wtedy używam internetu z Play. Zdarza się jednak, że LTE przestaje działać, mimo że antena znajduje się ok 200m od okna, wtedy korzystam z internetu Orange.

Brak ruchu

WHO zaleca, aby robić codziennie 10 tys. kroków. Przy pracy zdalnej niestety ten cel o wiele trudniej osiągnąć. Od rozpoczęcia całkowicie zdalnej pracy przybrałem kilka kilogramów. Na te kilka kilo złożyło się także to, że jest okres zimowy, w którym moja aktywność na zewnątrz jest bardzo mała.

Sposób na brak ruchu

Brak czasu jest tylko wymówką, pracując zdalnie, oszczędzasz kilka godzin dziennie. Gdy mieszkałem w Warszawie, na dojazd i powrót z pracy traciłem ok. 1,5 do 2 godzin dziennie, a mieszkając poza Warszawą ok. 3 godzin dziennie. Dobrze byłoby przeznaczyć przynajmniej 45 minut na ruch. Co można zrobić w te 45 min?

• Siłownia 1,5h co drugi dzień
• Ćwiczenia za pomocą gum (https://www.youtube.com/watch?v=hz9CoNlzoo8)
• Kalistenika
• Pływalnia 1,5h co drugi dzień
• Jazda rowerem, na zimę można zakupić trenażer – pracując zdalnie oszczędza się pieniądze więc można zainwestować je w zdrowie.
• Bieganie, jeśli ktoś nie lubi biegać w zimnie i w deszczu to polecam bieżnię https://www.decathlon.pl/bienia-do-biegania-t540c-id_8542696.html. Ja wprowadziłem sobie zasadę, że w tygodniu nie mogę oglądać filmów i seriali chyba, że podczas biegania na bieżni.
• Pilates i aerobik przed TV
• Skakanka
• Zajęcia zorganizowane MMA, Boks, Krav Maga, Pilates, Crossfit
• Spacery, aby zrobić 10tys. kroków trzeba przejść ok 6-8 km

Największym wrogiem ćwiczeń i ruchu są wymówki. Całkiem dobrym sposobem jest pisanie każdej wymówki na karteczkę i przyklejenie jej w widoczne miejsce. Wymówki nie mogą się powtarzać. Jeśli się powtórzy, musisz wymyślić inną, albo iść ćwiczyć. W pewnym momencie skończą Ci się wymówki i zostanie tylko ćwiczenie. Oczywiście sposób nie działa na osoby, które będą miały wymówki aby nie stosować się do powyższej zasady, ale pamiętaj, że szkodzisz w ten sposób tylko sobie.

Brak miejsca do pracy

W małych mieszkaniach może być problem z organizacją miejsca pracy, w szczególności, gdy są w nim dzieci, podczas gdy przedszkola i szkoły są zamknięte

Sposób na brak miejsca

Podczas kryzysowej sytuacji (tak jak teraz – 20.03.2020), trzeba wydzielić pokój lub kąt do pracy zdalnej tak aby nikt nam nie przeszkadzał – może to być sypialnia albo salon. Należy wszystkich poinformować, że panują inne zasady podczas pracy i ograniczyć przez ten czas głośne zabawy.

Praca w godzinach nocnych też może być rozwiązaniem. W momencie, kiedy wszyscy śpią albo jeszcze śpią, można się skupić na swojej pracy. Żadnych obowiązków ani rozpraszaczy.

Mogę polecić słuchawki wyciszające Sony MX 1000, które stłumią część dźwięków, a jeśli włączymy muzykę, to można odciąć się całkowicie od otoczenia. Niestety jest to koszt ok 1000zł.

Jeśli mamy kogoś bliskiego niedaleko, rodziców, dziadków albo znajomego to na czas pracy możemy się do nich przemieścić – albo przenieść rodzinę.

Zalety pracy zdalnej

Oszczędność czasu

Niewątpliwie jest to jedna z większych zalet pracy zdalnej. Poranne przygotowanie do pracy oraz podróż do niej zabiera dużo czasu. Mieszkając w Warszawie, traciłem na przygotowanie, dojazd i powrót od ok. 1,5 do 2 godzin. Gdy dojeżdżałem z miejscowości oddalonej o 30 km od Warszawy, traciłem 2,5 do 3 godzin dziennie. Najgorsze jest to, że poranne dotarcie do pracy zabiera najbardziej efektywną część dnia.

Oszczędność pieniędzy

Praca zdalna to oszczędność nie tylko czasu, ale i pieniędzy. Nie chodzi mi o przeliczanie czasu na pieniądze, ale realne korzyści.

• Koszty dojazdu – bilet to ok 100zł miesięcznie, dojazd samochodem przy założeniu, że pokonuję 20 km dziennie po mieście to ok. 300-400zł + amortyzacja ok. 50zł – 100zł
• Jedzenie – to zależy czy przygotowujesz sobie posiłki do pracy samemu, czy jesz na mieście. Jeśli mimo pracy zdalnej jesz na mieście lub przygotowujesz sobie posiłki samemu do pracy, to oszczędności będą żadne lub znikome. W przypadku rezygnacji jedzenia na mieście w zależności od standardu można oszczędzić od ok 15zł dziennie. Ja czasami jadłem na mieście a czasami domowe posiłki, miesięczne oszczędności w związku z pracą zdalną wyceniam na ok 300-400zł.
• Ubrania – Dojeżdżając codziennie do pracy, ubrania szybciej się niszczą. Pracując z biura, musiałem kupować przynajmniej 2 pracy spodni rocznie. Pracując zdalnie, przez ostatni rok nie zniszczyłem ani jednej pary. To samo ma się do kurtek, koszulek, skarpet i butów. Oszczędności z tego tytułu ciężko oszacować, ale w moim przypadku jest to nie mniej niż 500zł rocznie.

Roczne oszczędności z tytułu pracy zdalnej mogą wynieść ok. 5 tys złotych. W obecnej pracy przejście na całkowity tryb zdalny pozwoli mi zaoszczędzić ok. 9 tys złotych rocznie (dojeżdżałem czasem komunikacją, a czasem samochodem)

Więcej czasu dla rodziny lub znajomych

Praca dla większości jest tylko narzędziem do zapewnienia sobie i rodzinie dostatecznych warunków życia. Gdy poświęca się pracy za dużo czasu, to negatywnie odbije się to na relacjach rodzinnych oraz relacjach ze znajomymi – chyba że większość Twoich znajomych to współpracownicy.

Pracując zdalnie, oszczędzasz mnóstwo czasu, który możesz poświęcić rodzinie. Po drugie sama podróż do pracy i z pracy strasznie męczy, co sprawia, że jedyne co chcesz zrobić po pracy to odpocząć.

Możliwość rozwoju własnych pasji

Tak samo jak w przypadku rodziny, pracując zdalnie, masz większe możliwości rozwoju. Wiąże się to z większą ilością czasu i mniejszym zmęczeniem.

Pieniądze oszczędzone podczas przejścia na tryb zdalny możesz poświęcić na zainwestowanie w rozwój siebie lub w swoje pasje, które były wcześniej zbyt drogie.

Dostosowanie pracy do własnego chronotypu

Chcąc dojechać do pracy na 9 rano, mając 30 min do pracy, przeciętna osoba obudziłaby się ok. 7, a wróciłaby z pracy ok 18. Zazwyczaj nie podpasuje jakiś autobus, korek lub zagadamy się z kimś w pracy. W przypadku pracy zdalnej, mógłbym wstać o 8:30, a pracę skończyłbym o 17.

Te 1,5 godziny rano dla osób z chronotypem wieczornym może być na wagę życia. Chroniczne niewyspanie może skończyć się powikłaniami zdrowotnymi i w efekcie chorobami układu krwionośnego i nerwowego. Do osób z chronotypem wieczornym należy ok 25% społeczeństwa. Mając niewyspaną osobę w pracy, jest ona po prostu niewydajna.

Przez jakiś czas robiłem na sobie test zaczynania pracy o 6 rano. Wstawałem między 5:40 a 6:00. Pracę zaczynałem najpóźniej o 6:30. Efekt? Wydajność przez pierwsze dni była bardzo wysoka, jednak później czułem coraz większe zmęczenie i poirytowanie wszystkimi rzeczami wokoło. Doprowadzało to do małych sprzeczek rodzinnych, wiec zrezygnowałem z takiego trybu. Teraz śpię ok. 7-8 godzin w ciągu nocy i ewentualnie podczas dnia ucinam sobie drzemkę.

Większa wydajność

Większa wydajność wiąże się bezpośrednio z poprzednim punktem, czyli dostosowaniem godzin pracy do chronotypu oraz z brakiem porannej podróży do pracy. Człowiek jest najbardziej wydajny umysłowo zaraz po przebudzeniu, dlatego tak ważne jest, aby rano zminimalizować ilość obowiązków. Siadając do pracy po 30 min od przebudzenia, mam pewność, że będzie to najwydajniejsze kilka godzin mojej pracy. Przyjeżdżając do pracy po 45 min spędzonych w samochodzie albo godzinie w pociągu i autobusie wiem, że została mi odebrana najbardziej wydajna godzina całego dnia. Na szczęście ten czas zazwyczaj pożytkowałem na słuchanie podcastów, ale to tak jakby używać pieniędzy jako rozpałki do grila. Niby się pali, ale ma jednak większą wartość niż rozpałka.

Praca z domu pozwala na robienie sobie większych przerw i powrót do pracy w momencie, gdy czujemy, że odpoczęliśmy. Czasami ok. 13 łapie mnie zmęczenie i blokada, wtedy odchodzę od komputera, robię sobie przerwę, drzemkę lub zajmuję się czymś innym. Do pracy wracam późnym wieczorem.

Teoretycznie w biurze też można byłoby się udać na drzemkę, wyjść na siłownię, wrócić do domu na obiad. Natomiast nie wyobrażam sobie, aby ktoś w środku nocy wsiadł w samochód i pognał do biura, bo wpadł na ekstra pomysł. Pracując z domu, nie raz przed snem wpadałem na rozwiązanie i implementowałem coś w środku nocy.

Większa elastyczność

Jestem zwolennikiem pracy asynchronicznej, tzn. każdy pracuje o tej godzinie, co chce. W takich godzinach, w których czuje, że jest najbardziej wydajny. Sama praca zdalna daje możliwość lekkiej manipulacji godzinami pracy. Czasami mam dni, w które w ogóle bym nie chciał pracować, bo czuję, że nic nie zrobię. Zazwyczaj przesuwam tyle godzin pracy, ile się da na inne dni lub odbieram godziny nadliczbowe.

Zdrowe odżywianie

Praca jest często wymówką, aby nie odżywiać się zdrowo. Przygotowanie zdrowych posiłków wymaga trosze więcej czasu niż jedzenie fast foodów. Przygotowanie świeżego posiłku do pracy wieczorem obniża jego jakość i smak, dlatego mając kuchnię i wszystkie urządzenia w domu można bez problemu żywić się zdrowo bez wpływu na budżet oraz stracony czas.

Stworzenie idealnych warunków pracy

Idealne warunki do pracy można sobie stworzyć tylko samemu, ponieważ każdy z nas ma inne preferencje. Oczywiście dla niektórych to właśnie biuro i open space będzie takim miejscem. Ja do nich nie należę. Lubię mieć swoje biurko z regulowaną wysokością, z ustawionymi tak jak chcę ekranami. Jak mam ochotę, to wyjdę popracować na laptopie na tarasie albo zjem przy komputerze kanapkę czy obiad.

W biurze nie zawsze mam wszystko pod ręką, nieraz podczas pracy potrzebna mi jest informacja z jakiejś książki, której nie miałbym w biurze. Podczas mocnego zmęczenia psychicznego nieraz mam chęć pobiegać lub wyjść do ogrodu i się wyciszyć.

Możliwość pracy z każdego miejsca na świecie

Pracując zdalnie, można bez brania urlopu, pojechać w dowolne miejsce na świecie, o ile jest tam zasięg internetu. Chcesz mieć ciepło i obniżyć koszty? Przeprowadź się do Tajlandii. Chcesz się odciąć od świata? To może Bieszczady albo Mazury? Z pracą zdalną jest to możliwe.

Co jeszcze jest możliwe? Praca w szczególnych przypadkach np. ze szpitala, w kwarantannie, podczas choroby dzieci lub kogoś bliskiego. Praca zdalna nie jest też żadnym ograniczeniem w przypadku osób niepełnosprawnych lub osób, które muszą sprawować całodobową opiekę nad swoimi bliskimi.

Mniejsze ryzyko chorób

To działa w dwie strony. Pracując zdalnie w okresie grypowym mamy mniejszą szansę na zarażenie. A osoba, która ma lekkie objawy grypy może nie dostać zwolnienia i zarazić resztę zespołu. Nawet w przypadku ograniczonej liczby godzin pracy zdalnej, jest zawsze możliwość zwiększenia tego zakresu w przypadku gdy pracownik źle się czuje lub w sezonie grypowym. Nie jestem zwolennikiem pracy w pełnym zakresie godzin podczas choroby, ale pracując zdalnie istnieje realna szansa na odpracowanie tych godzin.

Zmniejszenie ryzyka dla firmy

Ogłoszenie pandemii i zamknięcie szkół spowodowało, że parwie 25% musiało iść na zwolnienia z powodu braku możliwości zorganizowania opieki nad dziećmi. Dodatkowo zaleca się ograniczanie kontaktu z innymi osobami, aby uniemożliwić przenoszenia się choroby. Przedsiębiorstwa, które miały dostosowaną infrastrukturę (elektroniczny obieg dokumentów, udostępnione zasoby) oraz miały doświadczenie z pracą zdalną mogą praktycznie natychmiastowo przejść na taki tryb bez większego ryzyka.

Praca zdalna pozwala także firmie zrezygnować z części lub z całości powierzchni biurowej co zaoszczędza dodatkowe pieniądze. Przykładowo, wynajęcie mieszkania 70m2 pod biuro dla 10 pracowników to koszt od ok. 4 tys. miesięcznie w zależności od lokalizacji. Dodatkowo trzeba zapewnić stanowiska, pomieszczenie socjalne, opłaty, sprzątanie, internet itp. Roczne opłaty mogą oscylować w okolicach 100 tys. złotych.

Narzędzia

Do efektywnej pracy zdalnej konieczne jest posiadanie pewnych narzędzi. W niektórych branżach zwykła skrzynka e-mail i telefon wystarczy, a w innych są wymagane skomplikowane i drogie rozwiązania. W tej sekcji opiszę, dlaczego posiadanie takiego narzędzia jest przydane oraz zaproponuje kilka rozwiązań, nie jestem w stanie wypisać wszystkich narzędzi i ich przetestować. Jeśli pominąłem jakieś Twoje ulubione narzędzie, to z góry przepraszam ;).

Komunikacja z udostępnianiem ekranu

Udostępnienie ekranu jest chyba dostępne w każdym komunikatorze, który jest na rynku i jest przeznaczony do celów biznesowych. Do najbardziej popularnych znanych należą:

• Google Hangouts (darmowe, max 25 osób)
• Hangouts Meet (płatne, max 250 osób) Do 1 lipca 2020 jest darmowe w związku z COVID-19
• Skype (darmowe, max 100 godzin miesięcznie, max 10 godzin dziennie, 4 godziny jedno połączenie, od 3-50 osób) https://www.skype.com/en/legal/fair-usage/
• Skype for Business (wymaga pakietu Office 365, max 250 osób, możliwość dołączenia przez zwykły telefon)
• Microsoft Teams (wymaga pakietu Office 365, max 250 osób) https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/limits-specifications-teams
• Slack (1-1 przy darmowym planie, 15 osób przy płatnym)
• join.me (do 250 osób)w
• WebEx (darmowy do 100 osób, płatny do 200 osób, możliwość dołączenia przez zwykły telefon)

Zdalna kontrola

Samo udostępnienie ekranu nie zawsze rozwiąże wszystkie problemy i nie pozwala na pair programming (w przypadku programistów). Dlatego zdalna kontrola nad komputerem drugiej osoby jest świetnym rozwiązaniem, aby pracować nad jedną rzeczą tak jakby pracowało się na jednym komputerze. Czasami łączę się z kimś, aby pokazać coś, naprawić jakiś błąd lub zrobić coś, co druga osoba nie potrafi zrobić.

Chrome Remote Desktop (darmowy)

Aplikacją, jaką aktualnie stosuję do zdalnej kontroli, jest oficjalny plugin do przeglądarki Chrome – Chrome Remote Desktop.

Team Viewer (płatny)

Korzystałem z niego tylko 2 – 3 razy dlatego znalazł się w tej krótkiej liście. Jest to rozwiązanie płatne, najprawdopodobniej sprawdzi się w przypadku większych firm z działami IT (chociażby ze względu na cenę).

https://www.teamviewer.com/pl/kup-teraz/

Real VNC

Korzystałem z niego z 10 lat temu, jest wersja płatna oraz darmowa. Jest jednym z bardziej popularnych narzędzi, dlatego można liczyć na dobre wsparcie. (albo i nie)

https://www.realvnc.com/en/

Inne

Korzystałem tylko z tych 3 powyższych rozwiązań, a aktualnie korzystam tylko z Chrome Remote Desktop, ponieważ nie wymaga konfiguracji i działa wystarczająco dobrze dla moich potrzeb. Inne rozwiązania, których nie testowałem i nie znam, znajdziesz w poniższych linkach:

https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_remote_desktop_software

https://www.lifewire.com/free-remote-access-software-tools-2625161

Rysowanie, prezentacja treści i kooperacja

W biurze fizycznym dużym ułatwieniem w przedstawianiu koncepcji i myśli jest tablica magnetyczna oraz żółte karteczki. Niestety większość osób, zamiast prezentować swoją myśl dynamicznie to robi wcześniej statyczną prezentację, na której wszyscy usypiają, widząc jeden obrazek przez 30 min. Aby trochę zwiększyć dynamikę spotkań online i w bardziej przystępny sposób przedstawić idee można użyć jednego z poniższych narzędzi.

• Diagramy Draw.io (darmowy)
• Prezentacje Google (darmowy)
• Google Jamboard (darmowy)
• Dokumenty Google (darmowy)
• Office online
• Microsoft Whiteboard

Udostępnianie dokumentów

Firmy przygotowane na rozproszoną pracę lub zdalną pracę mają zazwyczaj wszystkie potrzebne dokumenty w chmurze. Czasami jednak infrastruktura działa tylko wewnątrz sieci lokalnej, przedsiębiorstwa przygotowane na pracę zdalną mają możliwość dostępu z zewnątrz. Co mogą zrobić przedsiębiorstwa, które nie mają w ogóle infrastruktury dostosowanej do pracy zdalnej? Skorzystać z gotowych rozwiązań

• GoogleDrive
• OneDrive
• Dropbox
• Amazon Drive
• Confluence

Nie będę przedstawiał porównań powyższych rozwiązań, ponieważ liczba planów i zmiennych jest na tyle duża, że nie jest to w tej chwili możliwe.

Moim zdaniem przy niedużej firmie dobrze jest rozważyć zakup planu Microsoft 365 za 6$ (pakiet office, 1TB przestrzeni, Microsoft Teams) miesięcznie na jednego pracownika lub GSuit 5$ (30GB przestrzeni, Hangouts Meet do 100 użytkowników). Zakładam, że dużo firm ma zakupione pakiety Office 365 więc przestrzeń dyskową oraz Microsoft Teams mają w pakiecie.

Zarządzanie zadaniami

Nie ważne czy pracujesz w IT czy w innej branży, zarządzanie zadaniami pozwala na śledzenie postępów oraz ocenę aktualnej sytuacji realizacji zadania. Cały zespół ma wiedzę, nad czym każdy z członków pracuje, pozwala to uniknięcie wykonywania tego samego zadania przez 2 osoby. Systemów do organizacji zadań jest setki, te które testowałem lub znam to:

• Trello
• Jira
• YouTrack
• Asana
• Microsoft Panner
• Azure Boards